Sistem WBS saat ini telah ditingkatkan menjadi platform web-based secure reporting system dengan fitur:

• Pelaporan dapat dilakukan secara anonim
• Sistem tidak mengungkap identitas pelapor tanpa persetujuan pelapor
• Tersedia tracking number untuk memantau status laporan
• Akses dapat dilakukan kapan saja dan dari mana saja
• Pengelolaan laporan dilakukan secara terbatas dan independent

Upgrade ini dilakukan untuk meningkatkan keamanan, kerahasiaan, dan kepercayaan pelapor.

WBS dapat digunakan oleh:

• Pegawai (tetap maupun kontrak)
• Manajemen
• Direksi
• Vendor dan mitra bisnis
• Pelanggan
• Pihak eksternal lainnya yang berinteraksi dengan Perusahaan

Untuk melapor, pengguna hanya perlu mengakses web WBS melalui wbs.batangalum.com, mengisi formulir laporan dengan informasi yang relevan, dan memilih opsi untuk menjaga kerahasiaan identitas pelapor jika diinginkan.

Bisa, whistleblowing system merupakan sarana untuk melaporkan adanya indikasi fraud/pelanggaran kode etik/perbuatan benturan kepentingan/perbuatan melanggar hukum yang dilakukan oleh Karyawan Batang Industrial Corporation.

1. What: Perbuatan berindikasi pelanggaran yang diketahui
2. Where: Di mana perbuatan tersebut dilakukan
3. When: Kapan perbuatan tersebut dilakukan
4. Who: Siapa saja yang terlibat dalam perbuatan tersebut
5. How: Bagaimana perbuatan tersebut dilakukan (modus, cara, dsb.)

Sistem WBS memfasilitasi 8 jenis pelaporan sebagai berikut:

1. Korupsi – Segala bentuk penyalahgunaan jabatan untuk keuntungan pribadi atau kelompok, termasuk penggelapan atau penyalahgunaan kewenangan.
2. Penyalahgunaan Aset – Penggunaan aset perusahaan (uang, fasilitas, kendaraan, inventaris, data, dll.) untuk kepentingan pribadi atau tidak sesuai peruntukannya.
3. Pemalsuan Dokumen – Pembuatan, perubahan, atau manipulasi dokumen perusahaan secara tidak sah, termasuk:
   • Invoice fiktif
   • Dokumen pengiriman palsu
   • Dokumen legal yang dimanipulasi
4. Pelanggaran Etika – Tindakan yang bertentangan dengan Kode Etik Perusahaan, termasuk:
   • Konflik kepentingan
   • Diskriminasi
   • Pelecehan
   • Penyalahgunaan wewenang
5. Suap dan Gratifikasi – Pemberian atau penerimaan imbalan dalam bentuk uang, barang, komisi, atau fasilitas yang bertujuan mempengaruhi keputusan bisnis.
6. Manipulasi Laporan Keuangan – Tindakan yang sengaja dilakukan untuk mengubah atau memanipulasi laporan keuangan agar tidak mencerminkan kondisi yang sebenarnya.
7. Pelanggaran Privasi Data – Penyalahgunaan atau kebocoran data pribadi, data pelanggan, data vendor, atau informasi rahasia perusahaan tanpa otorisasi.
8. Lainnya – Segala bentuk tindakan lain yang:
   • Melanggar hukum
   • Melanggar kebijakan perusahaan
   • Berpotensi merugikan perusahaan atau stakeholder

Bukti pendukung merupakan dokumen yang memuat indikasi awal yang dapat dipertanggungjawabkan. Bukti diperlukan dalam laporan whistleblowing untuk menghindari adanya laporan fitnah, balas dendam, pencemaran nama baik karyawan lain, dll.

Bisa, dengan pertimbangan laporan yang diberikan bukan merupakan fitnah dan akan dilakukan analisa oleh whistleblowing officer.

Ya. Pelapor dapat memilih untuk:

• Melaporkan secara anonim, atau
• Mencantumkan identitas

Sistem dirancang sedemikian rupa sehingga identitas pelapor tidak dapat diketahui oleh pihak manapun kecuali pelapor secara sukarela mengungkapkannya.

Ya. Perusahaan menjamin:

• Kerahasiaan identitas pelapor
• Perlindungan dari segala bentuk pembalasan (retaliation)
• Penanganan laporan secara independen dan objektif

Tindakan pembalasan terhadap pelapor yang beritikad baik merupakan pelanggaran serius dan dapat dikenakan sanksi.

1. Mendapatkan perlindungan kerahasiaan identitasnya;
2. Mendapatkan kesempatan untuk dapat memberikan keterangan secara bebas tanpa paksaan dari pihak manapun;
3. Mendapatkan informasi mengenai tahapan laporan/Pengaduan yang didaftarkannya;
4. Mendapatkan perlakuan yang sama dan setara dengan Terlapor dalam pemeriksaan;
5. Mengajukan bukti untuk memperkuat Pengaduannya;

Setiap laporan akan melalui tahapan berikut:

1. Penerimaan laporan
2. Verifikasi awal (screening)
3. Investigasi (jika memenuhi kriteria)
4. Rekomendasi dan tindak lanjut
5. Monitoring penyelesaian

Laporan yang tidak didukung informasi memadai atau disampaikan dengan itikad tidak baik dapat dihentikan prosesnya.

Ya. Setiap pelapor akan memperoleh tracking number yang dapat digunakan untuk:

• Memantau status laporan
• Memberikan tambahan informasi jika diperlukan
• Berkomunikasi melalui sistem tanpa membuka identitas

Pelapor dapat menyampaikan kembali laporannya dengan menyampaikan bukti lain yang lebih valid atas indikasi pelanggaran untuk melengkapi laporannya.

Ya. Pelaporan yang dilakukan dengan:

• Itikad buruk
• Informasi palsu
• Tujuan mencemarkan nama baik

dapat dikenakan tindakan sesuai peraturan yang berlaku. Namun, pelapor yang melaporkan dengan itikad baik tetap dilindungi meskipun laporan tersebut tidak terbukti.

Melapor berarti:

• Melindungi perusahaan
• Melindungi rekan kerja
• Melindungi reputasi bisnis
• Mendukung budaya integritas

WBS adalah bagian dari komitmen Perusahaan terhadap tata kelola yang baik (Good Corporate Governance).